色んな会社で色んな人が集まり色んな会議が
日々行われています
そもそも何の為に会議をするのか？
人一人で出来る事はたかが知れてます
色んな人の色んな考えや意見を戦わせ
叡智を集めて最善の策を見つけ出す
それが組織の持つ最大の力になり
一人では出せない成果を生み出します
会議とはその為に行うもの
なのですが・・・
それと程遠い会議らしきものを
延々と行っている場面にも出くわします
社長がただひたすら一人で喋りまくる会議
当の本人はしっかり伝わってこれで改善できると
思っているが 聞いてるほうは 上の空
『また同じ話だ 早く終わらないかなあ』と思ってる
目的があやふやな会議
参加者がそれぞれ自分の立場で自分の意見を述べてるだけ
議論というより 不平不満の発表会みたいで
自己満足でしかない
なにも決まらない会議
議論は白熱して意見は出尽くしたものの
そのことで満足し疲れ果てて
いつまでにどうするが何も決まってない
いずれにしても残念な時間の使い方です
ではどうしたら みんなの大切な時間を
有効にして 叡智が結集され
成果を出せる会議を行う事が出来るのか？
ファシリテーターが会議を変える
ファシリテーションとは複数の人が集まって
意見を交わすときにより効果的に成果に結びつくような
進行を行う事です
その大切なファシリテーションを行う人の事を
ファシリテーターと呼びます
ファシリテーターは様々な技法を使いながら
参加者の能力を引き出し 会議を成果へと導いていきます
１、目標を見失わない
会議を行っていると色んな意見が出てきます
時にファシリテーターは意見を飛躍させることも必要です
こじんまりとしたお利口さんの意見ばかりでは
大きな成功にはつながりません たまには、あっと驚くような
発想も必要です しかしながら議論がいったん路線を踏み外すと
後戻りがむずかしくなり 気付いたら本来の会議の目的とは
遠く離れた自己満足の議論になったりします
そんな時に、ファシリテーターはころあいを見計らって
『そろそろ話しを本題に戻しましょう』の一言を発言します
２、話やすい空気を作る
会議の冒頭はなんとなく重たい空気が流れているものです
なかなか意見が出にくいし、頭の回転もまだ不完全ですから
良い議論に発展していきません
そんな時には雰囲気を和ませるような話題を振ったり
みんなが発言しやすい具体的で小さなテーマの質問をして
発言を促します
３、図にする
議論が白熱してくると空中戦が始まります
色んな意見が飛び交います しかし冷静に聞いていると
どうも多少の認識のずれが生じてることが良くあります
発言する人は聞いてる人が自分と同じイメージを抱いてると
思い込んでいますが 実は違ったイメージを持っていることが
よくあるものです そんな時にはホワイトボードに図を書き出したり
キーワードを書き出したりして
『つまり○○ということですよねー』で参加者の意識を共通化させます
４、信じて待つ
議論がとん挫してしまうと沈黙が生まれます
我々はどうもこの沈黙に弱い
何か発言しなければと焦ってしまう
そんな時に『ここは、ちょっと時間かけて考えてみましょう』の
一言で参加者は落ち着いてじっくりと考える余裕を与えられます
５、結論を出す
会議が終了する前には
『今日の議論の結論は○○という事でいいですよね』
とまとめます。参加者の頭の中を整理すると同時に
結論の共有化を図ります
また、『では、○○までに、だれが、どうする』を
明確にします。 議論をしたけど何も決まってない
という事がないようにします
まとめ
限られた時間の中でメンバーが集まり
会議をするためにはそれなりの犠牲を払っています
その犠牲に見合う、それ以上の成果を出すためには
一人のファシリテーターのリーダーシップが
問われます
このファシリテーション力が組織の力を最大に発揮させることもあれば
無駄にしてしまう事もあるのです
